30 Październik

Ile kosztuje zmiana adresu firmy?

Niespodziewanie, w krótkim okresie, przyszło nam żyć w nowej biznesowej rzeczywistości. Współpracując z przedsiębiorcami obserwujemy zmianę sposobu myślenia i podejścia do biznesu. Coraz więcej osób docenia tryb pracy zdalnej. Pracujący z domu jesteśmy efektywni, całość procesów dzięki dostępowi do wideokonferencji, czy aplikacji działa sprawnie, a dodatkowo zyskujemy czas poświęcany codziennie na dojazdy.

Tym samym, okazuje się, że biuro od prawie roku nie jest w pełni wykorzystywane i nie jest niezbędne, a stałe opłaty nie są niskie.

Optymalnym rozwiązaniem jest wówczas skorzystanie z usług biura wirtualnego, czyli zmiana adresu, bez utraty atrakcyjności lokalizacji, ze stałym wsparciem Asystenckim przy znacznym obniżeniu kosztów w porównaniu z wynajmem lokalu. Podobnych obszarów do optymalizacji finansowej jest zdecydowanie więcej, o czym szerzej piszemy tutaj: Czas niepewności i walki z koronawirusem – praktyczne rozwiązania dla firm.

 

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro jest usługą, polegającą na outsourcingu czyli wykorzystywaniu zasobów z zewnątrz, często po to, aby zmniejszyć wydatki w swoim przedsiębiorstwie. Jest to idealne rozwiązanie dla każdego rodzaju przedsiębiorców, którzy pragną odejść od standardu posiadania biura, powierzając adres oraz obsługę asystencką w ręce wyszkolonych pracowników. Podstawową usługą proponowaną przez wirtualne biura jest udostępnienie adresu do rejestracji firmy. Proponowane adresy zlokalizowane są w największych miastach Polski: Warszawie, Wrocławiu, Łodzi, Katowicach, Lublinie, Krakowie, Gdańsku, Gdyni oraz Poznaniu, w ich prestiżowych częściach tak, aby korzystnie wpływały na wizerunek firmy. W ramach współpracy, poza możliwością posługiwania się danym adresem, zyskujemy obsługę korespondencji, stały wgląd w jej treść, wsparcie Asystentki, dostęp do wyposażonej dostosowanej do spotkań biznesowych sali konferencyjnej oraz szereg usług dodatkowych, wspierających prawidłowe funkcjonowanie firmy, w tym obsługa księgowa i prawna. Kompleksowość tego rozwiązania, może raz na zawsze odczarować zły pogląd związany z zawiłością prowadzenia firmy. 

 

Jak zmienić adres swojej firmy?

Zmiana to prosta procedura. W pierwszej kolejności zapoznaj się z ofertą proponowaną przez biuro. Dopasuj, samodzielnie lub ze wsparciem Asystenta, najbardziej optymalny pakiet dla swojej firmy. Pakiety, w zależności od potrzeb, mogą swoim zakresem obejmować jedynie udostępnienie wybranego adresu wraz obsługą korespondencji przychodzącej, jak również usługi dodatkowe, takie jak skanowanie korespondencji, czy obsługa telefoniczna. Po wyborze pakietu i przekazaniu podstawowych informacji o firmie można przystąpić do podpisania umowy, dzięki której zyskasz prawo do posługiwania się danym adresem. Umowa może zostać zawarta w wariancie rozliczenia miesięcznego lub rocznego. Po dopełnieniu formalności możesz dokonać zmiany adresu i wykorzystać adres w celach rejestrowych, korespondencyjnych, czy marketingowych. Zawiązanie współpracy można dokonać w przeciągu godziny, zarówno online, jak i podczas osobistej wizyty w wybranym oddziale.

Kolejnym etapem jest aktualizacja danych adresowych w organie rejestrowym danej formy działalności. W przypadku działalności gospodarczej jest to aktualizacja (osobiście w urzędzie lub online) adresu w CEiDG, w przypadku spółki prawa handlowego należy dokonać zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dokonanie zmian, czyli przygotowanie odpowiednich dokumentów i formularzy, można w formie usług dodatkowych zlecić Asystentce w biurze. Księgowa natomiast powinna zadbać o wszelkie aktualizacje urzędowe. Sprawdź: usługi księgowe mKsięgowość.

 

Ile kosztuje zmiana adresu?

Wirtualne biuro w swej ofercie posiada wachlarz usług związanych ze współpracą. Podstawowa usługa, związana z użyczeniem adresu do rejestracji oraz korespondencji, to koszt w granicach od 50 do 150 zł.  Kwota ta, tak naprawdę zależy od lokalizacji oraz prestiżu i doświadczenia biura, z którym chcemy współpracować. Sprawdź: pakiety i cennik usług. Dodatkowe usługi, które przyciągają oko zainteresowanych, to obsługa telefoniczna na dedykowanym numerze, skanowanie otrzymanej korespondencji oraz prowadzenie kalendarza spotkań. W tym przypadku, zakres cenowy waha się od 19 do 59 zł miesięcznie. Warto zwrócić uwagę, czy usługi te, nie przydadzą nam się w zyskaniu jeszcze większej mobilności, dodatkowo można w różny sposób łączyć te pakiety, zakładając, że skorzystamy również z księgowości oraz opieki prawnej, możemy otrzymać rabaty, tak jak ma to w swoim zwyczaju mBiuro.

Na przykładzie Krakowa, koszt wynajmu biura waha się zwykle od 30 PLN za m2 miesięcznie, plus opłaty administracyjne i media. Nowoczesne powierzchnie biurowe w budynkach klasy A są wynajmowane za około 50-60 PLN za m2 miesięcznie. Należy również doliczyć koszta związane z zatrudnieniem pracownika odpowiedzialnego za biuro. Sumując koszty, miesięczne utrzymanie własnego biura jest w stanie pokryć co najmniej roczny abonament mBiuro w najdroższym pakiecie Standard, uwzględniając obsługę telefoniczną i skanowanie korespondencji.

Przeważająca część wirtualnych biur, opiera płatność za usługi na dwóch abonamentach: rocznym, gdzie płatności dokonujemy z góry lub abonamencie miesięcznym. Należy pamiętać, że w pierwszym przypadku, ceny te w przekroju 12 miesięcy wyjdą nam niższe, niż te, które są ustalone dla abonamentu miesięcznego, dlatego stawki z abonamentu rocznego znajdziemy na stronach internetowych i w ofertach promocyjnych, jako preferowane.

 

Jedno miejsce, wiele możliwości dla przedsiębiorcy.

Zmiana adresu siedziby firmy to jedno z działań, które pozwoli na zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności. Realne oszczędności możemy również zyskać w pozostałych, kluczowych dla działalności firmy filarach, takich jak, m.in: księgowość, obsługa prawna, obsługa klienta, marketing, wsparcie informatyczne czy rekrutacja i szkolenie pracowników. Działania te mogą być nie tylko tańsze, ale również szybsze, bardziej efektywne i rentowne, gdy zdecydujemy się na outsourcing poszczególnych filarów działalności, czyli skorzystania z usług wyspecjalizowanych w danym obszarze firm zewnętrznych. Sprawdź także: Outsourcing – co to jest i na czym polega?

Outsourcing staje się coraz popularniejszym narzędziem wykorzystywanym przez przedsiębiorców, ponieważ poza wspomnianymi wcześniej niższymi kosztami, dostarcza korzyści w postaci dostępu do specjalistów w danej dziedzinie, podniesieniu jakości firmy i jej wizerunku na rynku, usprawnieniu procesów biznesowych czy oszczędność czasu i zasobów do innych celów. Przedsiębiorca ma możliwość wyboru outsourcingu pełnego lub selektywnego, czyli wybór kompleksowej obsługi w ramach jednej firmy lub zlecenie poszczególnych działań.

Decydując się na zmianę adresu, po zawiązaniu współpracy z daną firmą, należy dokonać niezbędnych aktualizacji. W przypadku spółki jest to przygotowanie odpowiednich dokumentów do KRS’u, w przypadku działalności gospodarczej dokonanie zgłoszenia w CEiDG. W obu przypadkach, należy również zadbać o aktualizacje księgowe, czyli zgłoszenia w odpowiednich Urzędach. Działalności udostępniające adresy do rejestracji, takie jak mBiuro proponują wsparcie przy zmianie adresu, dzięki czemu całość formalności można dopełnić podczas jednego spotkania. Idąc krok dalej w kierunku zmniejszenia kosztów prowadzenia firmy i zwiększenia komfortu pracy, realne korzyści przyniesie kompleksowe oddelegowanie obsługi księgowo-kadrowej i zlecenie usług prawnych w jedne ręce. Tym samym, trzy kluczowe filary firmy: administracyjny, księgowy oraz prawny znajdują się w jednym miejscu, co daje Ci więcej czasu na prowadzenie firmy i niższe koszty, gdyż wybierając kompleksową obsługę można liczyć na korzystniejsze warunki cenowe. 

W ramach usług księgowo-kadrowych, wszelkie rachunkowe sprawy firmy, zarówno w przypadku księgi przychodów i rozchodów, jak i ksiąg rachunkowych prowadzone są przez dedykowanego dla firmy księgowego, dzięki czemu utrzymany jest stały kontakt, w każdej chwili można porozmawiać i dopytać o wszelkie kwestie w tym obszarze. Sprawdź także: Jak zweryfikować jakość i bezpieczeństwo biura rachunkowego? Wszystkie sprawy z księgowym załatwisz online, przez telefon, e-mail lub podczas spotkania online. Nie ma konieczności osobistego dostarczania dokumentacji księgowej – wystarczy przesłanie skanów lub dostępu do chmury. Współpraca z biurem księgowym jest bezpieczna, ponieważ posiada ubezpieczenie OC. Sprawdź także: Zdalna księgowość – dlaczego się opłaca? W szerokim zakresie świadczymy usługi kadrowe, czyli realizujemy całość spraw związanych z kadrowo-płacową obsługą pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami, co uzupełnia oferta kompleksowej opieki w obszarze BHP. Przeprowadzamy, zarówno stacjonarne jednorazowe szkolenia, jak również stale współpracujemy przy obsłudze firm. Jeśli planujesz zatrudnić obcokrajowców – wesprzemy Cię w procesie legalizacji pobytu i pracy oraz przeprowadzimy przez zawiły proces formalności. W ramach współpracy proponujemy wsparcie prawne dla przedsiębiorców, zarówno w postaci stałych abonamentów, w ramach, których zyskujesz bieżącą obsługę prawną i stały dostęp do specjalistów, jak i realizujemy zlecenia jednorazowe, takie jak: rejestracja spółki, zakup gotowej spółki, przekształcenia podmiotów gospodarczych, przeprowadzanie procesów likwidacyjnych, dokonywania zmian w KRS’ie. 

 

Korzyści zmiany adresu firmy.

Jeśli nie jesteś przekonany do zmiany adresu, sprawdź co możesz zyskać.

Oddzielenie życia prywatnego od zawodowego

Podstawowym problemem, na który natrafia młody przedsiębiorca są koszta. Na początku, gdy firma się rozwija, wielu przedsiębiorców decyduje się na otwarcie działalności pod własnym prywatnym adresem zamieszkania, w celu ograniczenia kosztów związanych z prowadzeniem biura. Takie działanie wykazuje wiele wad, głównym problemem jest to, że wszelka korespondencja przychodząca do firmy, trafia na prywatny adres. Dlatego idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest skorzystanie z usług wirtualnego biura.

Ponadto, po otwarciu działalności, można spodziewać się kontroli z Urzędów Skarbowych, taka niespodziewana wizyta urzędnika w prywatnym domu, z pewnością nie będzie należała do najprzyjemniejszych spotkań. Dzięki przystępnej cenie, w prosty sposób można oddzielić życie prywatne od zawodowego.

Pomoc asystencka

Jedną z wielu zalet wirtualnego biura jest pomoc asystencka. Ten element może okazać się nieoceniony w przypadku wiecznego braku czasu. Dedykowana asystentka, pomoże w obsłudze korespondencji. Wszelka poczta przychodząca jest odbierana oraz skanowana, a przedsiębiorca dostaje maila z informacją o nadawcy oraz skan korespondencji.

Odebraną korespondencję można odebrać osobiście bądź zlecić wysyłkę.

Innym ważnym powodem, dla którego pomoc asystencka, może w znaczącym stopniu pomóc w prowadzeniu przedsiębiorstwa jest obsługa klientów. W sytuacji, gdy  klient przyjdzie po informację odnośnie firmy, Asystentka uzyskuje dane tej osoby, temat rozmowy, a następnie kompleksowo przekazuje uzyskane informacje przedsiębiorcy.

Pamiętajmy, że wirtualna Asystentka, to nasza prawa ręka, która pomoże zawsze w kryzysowych sytuacjach. Mając na uwadze, że najniższa krajowa w 2020 roku, to 2600 zł/miesięcznie, a najdroższy pakiet miesięczny w mBiuro to 249 zł, możemy łatwo przekalkulować koszta związane z zatrudnieniem samej asystentki w porównaniu z wynajmem adresu i obsługą asystencką w wirtualnym biurze.

Lokalizacja

Nie bez powodu, wiele największych firm lokuje swoje siedziby w najbardziej prestiżowych miastach. Adres siedziby jest wizytówką całej firmy, pomaga również w zdobyciu ważnych kontrahentów, którym zależy na współpracy z firmą mogącą pochwalić się elitarnością.

Niestety wielu przedsiębiorców nie stać na biuro w centrum miasta, a ukazanie swojej siedziby w małej miejscowości, pod prywatnym adresem, może zniechęcić potencjalnych kontrahentów do dalszej współpracy. Dlatego, w takiej sytuacji niezbędne może okazać się skorzystanie z usług wirtualnego biura. Firmy, użyczające swój adres, zazwyczaj posiadają prestiżowe lokalizacje, w samym centrum największych miast, z bliskim dostępem do najważniejszych urzędów.

mBiuro posiada 14 prestiżowych adresów na terenie całej Polski, umożliwiając korzystanie z usług nawet z drugiego krańca Polski, dzięki sprawnej komunikacji między oddziałami. Korzystasz z usług mBiuro w Krakowie, gdzie potrzebujesz dostarczyć dokumenty, jednak obecnie znajdujesz się w Gdańsku? Asystentka z Trójmiasta zadba o to, aby dokumenty w sprawny sposób trafiły do odpowiedniego oddziału.

Kompleksowość

Firmy oferujące outsourcing adresu, zazwyczaj mogą zaoferować dużo więcej niż tylko adres. W wielu przypadkach oferują również takie usługi, jak księgowość czy usługi prawne. Możliwość posiadania trzech najważniejszych filarów swojej działalności w jednym miejscu, pozwala na lepszą i rzetelniejszą współpracę, między każdym sektorem.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Każdemu przedsiębiorcy zależy w znaczącym stopniu na dwóch rzeczach, oszczędności zarówno czasu i pieniędzy. Wirtualne biuro może znacząco pomóc w realizacji tych dwóch celów. Skorzystanie z usług wirtualnego biura jest tańsze niż wynajem biura, czy płacenie za media. Ponadto bieżąca pomoc wirtualnej asystentki pomoże zaoszczędzić nasz czas. W ten sposób możemy stać się w pełni niezależni od miejsca pracy. Szczegółowe informacji, jak zoptymalizować koszty prowadzenia działalności znajdziesz w artykule: Jak zaoszczędzić prowadząc firmę?

 

Możliwość wynajmu powierzchni biurowej na spotkania

Niewiele osób wie, że wirtualne biura posiadają również rozwiniętą i nowoczesną przestrzeń biurową. Wynajem sali na godziny, umożliwia zatem spotkania z kontrahentami czy klientami, nie martwiąc się o lokalizację, wygląd oraz wyposażenie salki.

Dodatkowo, coraz częściej w Polsce można spotkać salki wyposażone w najnowocześniejsze sprzęty do wideokonferencji, dzięki czemu spotkania w salkach konferencyjnych całkowicie mogą zaspokoić potrzebę spotkań biznesowych, po raz kolejny oszczędzając przy tym czas i pieniądze.

W mBiuro masz do dyspozycji jest, aż 14 salek, rozmieszczonych na terenie całego kraju.

 

Innowacyjne rozwiązanie dla małych i początkujących firm.

Każdy, kto zakładał kiedykolwiek firmę, wie jak ciężkie są początki prowadzenia działalności. Wysokie koszty, brak odpowiedniej powierzchni biurowej czy też ograniczone możliwości czasowe, powodują, że przedsiębiorca musi mierzyć się z wieloma przeciwnościami. Wirtualne biuro może rozwiązać wszystkie te problemy. Ponadto, możliwość skorzystania z indywidualnych porad dotyczących prowadzenia przedsiębiorstwa, pomoże rozwinąć w szybkim czasie nasz biznes.

Zmiana adresu firmy, zdalna współpraca z zespołem, spotkania online, przekazanie części procesów na zewnątrz, otwarcie na nowe technologie, aplikacje usprawniające pracę to naturalny krok naprzód w rozwoju własnej firmy. Otwarcie na nowe rozwiązania, daje nowe możliwości. Obecna sytuacja wymusiła na Nas zmianę organizacji pracy, ale również zmianę sposobu myślenia i poznanie obszarów, które realnie mogą usprawnić funkcjonowanie firmy. Część z nich może być opcją na przeczekanie trudnego okresu, dla innych okazją aby bezpiecznie, nie narażając się na starcie na duże koszta finansowe odważyć się na otworzenie własnego biznesu, co przy odpowiednim wykorzystaniu dostępnych na rynku narzędzi, nie jest trudne.

 

Autorka: Monika Czerw

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *