Kadry w firmie zazwyczaj kojarzone są wyłącznie ze sprawami dotyczącymi wypłacania wynagrodzenia i przechowywania dokumentacji- dział kadr to znacznie więcej. Personel kadrowy, musi świadczyć usługi w jak najwyższym standardzie, prowadząc dokumentację zgodnie z Prawem Pracy, oraz Prawem Podatkowym. Z poniższego artykułu, dowiesz się, czym szczególnie zajmuje się dział kadr, oraz dlaczego warto korzystać z fachowej pomocy kadrowej.

Czym jest dział kadr?

Dział kadr, wraz z działem personalnym, ze względu na rodzaj wykonywanych działań bardzo często podlega pod zarząd przedsiębiorstwa. W mniejszych przedsiębiorstwach umieszczany jest w strukturze pionu finansowego lub pionu administracyjnego.
Działy zajmują się sprawami zatrudnionego personelu firmy- jest to miejsce, do którego pracownicy zgłaszają swoje sytuacje rodzinne wymagające urlopu, bądź osobiste problemy finansowe. Zadaniem pracowników kadr, oprócz świadczenia kompleksowych usług kadrowo- płacowych, jest zajęcie się indywidualnie każdą sprawą pracownika, oraz zapewnienie mu pomocy.

Kadrowa – kim jest?

Kadrowa jest osobą, która zajmuje się kompleksową obsługą kadrowo- płacową pracowników w zakresie umów (o pracę, o pracę tymczasową i innych), prowadzeniem dokumentacji personalnej, rozliczaniem kadrowym (urlopy, zwolnienia lekarskie itp.), sporządzaniem dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia, naliczaniem wynagrodzeń, realizacją zgłoszeń oraz rozliczeń do ZUS, US, GUS, PFRON, oraz współpracą z pozostałymi działami firmy.

Dlaczego warto korzystać z pomocy kadrowej?

Kadry i płace to bardzo ważna część każdego przedsiębiorstwa, o którą należy odpowiednio zadbać. Dlaczego warto korzystać z pomocy kadrowej? Zarówno dla zachowania płynności procesów zachodzących wewnątrz firmy, jak i w celu spełnienia wszelkich wymogów prawnych. Dbanie o kadry i płace wiąże się z poświęcaniem dużej ilości czasu, zatem pomoc kadrowa jest dużym odciążeniem dla przedsiębiorcy, co jednocześnie umożliwia wykorzystywanie czasu na rozwijanie swojej działalności.

Zamiast ponosić koszty zatrudniania kadrowej, można skorzystać z naszych usług w zakresie kadr i płac:
– prowadzimy dokumentację kadrową pracowników,
– sporządzamy i składamy wszystkie wymagane zgłoszenia i dokumenty pracy,
– rejestrujemy i monitorujemy czas pracy pracowników, urlopy oraz inne nieobecności,
– przygotowujemy umowy i aneksy,
– reprezentujemy firmy podczas inspekcji i kontroli (ZUS, US, PIP).

Dzięki usługom świadczonym przez wykwalifikowanych specjalistów, mamy pewność, że wszelkie rozliczenia są przeprowadzane rzetelnie, a dane firm są w pełni bezpieczne. Usługi kadrowe świadczone są w najwyższym standardzie jakości, spełniając wszelkie wymogi Prawa Pracy oraz Prawa Podatkowego.
Skontaktuj się z nami pod numerem +22 100 98 00 

Podstawowe zadania działu kadr.

Dział kadr, zajmuje się prowadzeniem wszystkich spraw pracowniczych.
Zaliczają się do nich:
– prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie ze standardami pracodawcy, oraz wymogami ustawodawcy,
– prowadzenie teczek personalnych każdego pracownika,
– rozliczanie, oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy (w tym wyliczaniem urlopów),
– administracja systemem oceny okresowej pracowników,
– administracja systemem szkoleniowym,
– sporządzanie umów i świadectw pracy,
– administrowanie procesem rekrutacji nowych pracowników,
– administrowanie schematem organizacyjnym firmy,
– administrowanie świadczeniami płacowymi oraz pozapłacowymi,
– współpraca ze związkami zawodowymi,
– sporządzanie listy płac.

Jak prowadzić akta osobowe?

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia takich akt dla każdego pracownika.
Poza nimi, prowadzone są również imienne listy wypłacanego wynagrodzenia.
Do złożenia dokumentów potrzebna jest znajomość części akt:
CZĘŚĆ A – zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
CZĘŚĆ B – przechowywane są tam dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
CZĘŚĆ C – znajdują się w niej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
CZĘŚĆ D – jest miejscem do przechowywania dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Wszystkie dokumenty wcześniej ponumerowane i ułożone chronologicznie powinny znajdować w odpowiednich częściach akt. Każda z części (A,B,C,D) powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Formę przechowywania dokumentacji wybiera pracodawca; może być to forma papierowa, elektroniczna (do elektronicznej wymagane jest oprogramowanie, podpis/pieczęć kwalifikowana) lub forma mieszana.

Okres przechowywania akt pracowniczych dla osób zatrudnionych po 01.01.2019 wynosi 10 lat. Dla osób zatrudnionych przed tym okresem, przechowywanie dokumentacji wynosi 50 lat (możliwe jest skrócenie tego okresu z 50 do 10 lat, wyłącznie dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018r. – pod warunkiem przesłania oświadczenia do ZUS).

O czym warto pamiętać prowadząc kadry?

• Należy prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób zorganizowany i bezpieczny. Najlepiej używać do tego specjalnych teczek, które powinny znajdować się w miejscu, do którego dostęp będą miały tylko osoby upoważnione.
  Ważne jest, by chronić je przed zniszczeniem, uszkodzeniem oraz utratą.
• Ważne, by pamiętać o prawidłowym prowadzeniu płac- tak, by każdy pracownik miał założoną imienną kartę wynagrodzeń podlegającą kontroli,
• Podczas prowadzenia e-akt osobowych w systemie księgowości online, warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu- od 01.01.2019r. system wFirma.pl został przystosowany do prowadzenia akt osobowych,
• Należy również pamiętać o tym, by nieustannie się szkolić oraz być na bieżąco z przepisami.

Optymalizuj swoje wydatki! Zamiast zatrudniać kadrową, skorzystaj z naszych kompleksowych usług kadrowo-płacowych. Świadczymy usługi w najwyższym standardzie, zgodnie z regulacjami zawartymi w Prawie Pracy, oraz Prawie Podatkowym.
Jeśli prowadzisz już kadry i płace w swojej firmie, a chcesz sprawdzić, czy robisz to dobrze- skorzystaj z konsultacji!
tel: + 22 100 98 00.

Źródła:
http://www.ksiegowoscbialystok.pl/kadry-i-place.html
https://kadry.infor.pl/zatrudnienie/samozatrudnienie/228327,Dzial-kadr-w-przedsiebiorstwie.html