Jak mawiał Heraklit z Efezu “jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”, idąc za tymi słowami, w poniższym artykule poruszymy temat podejmowania zmian danych i związanych z tym aktualizacji dokonywanych przez przedsiębiorców reprezentujących jednoosobowe działalności gospodarcze oraz podmioty będące spółkami prawa handlowego.

Od czego zacząć? Gdzie zgłosić zmiany? 

Zmiana danych adresowych czy teleadresowych w przypadku wszystkich form prawnych prowadzonych przedsiębiorstw to niezwykle ważna i istotna sprawa, którą należy zgłosić w odpowiednich terminach, przy zachowaniu określonych wymogów, np. właściwych formularzy urzędowych.

Na początku przyjrzyjmy się jednoosobowej działalności gospodarczej. Warto zaznaczyć, że dokonanie aktualizacji w przypadku tej formy prawnej nie wymaga opłaty, co ucieszy wielu przedsiębiorców – to bardzo ważne, gdyż  na rynku pojawiło się wiele podmiotów podszywających się pod Centralną Informację i Ewidencję o Działalności Gospodarczej, które nagminnie wysyłają korespondencję do nowo zarejestrowanych podmiotów z wezwaniem do uregulowania płatności dotyczącej wpisania do rejestru – jest to oszustwo, dlatego uczulamy wszystkich, szczególnie młodych przedsiębiorców na tego typu korespondencję. Nasz zespół, tworzący #mbiuro trzyma „rękę na pulsie” i w momencie otrzymania tego typu korespondencji zawsze informuje Klienta o próbie wyłudzenia bezzasadnej opłaty.

W przypadku chęci dokonania zmian we wpisie CEIDG jednoosobowej działalności gospodarczej, może dokonać tego przede wszystkim właściciel firmy lub pełnomocnik:

• elektronicznie – do czego w czasach trwającej epidemii zachęcamy wszystkich Klientów
• osobiście – w odpowiednim wydziale Urzędu, zgodnym z siedzibą firmy

Wniosek o zmianę wpisu w CEIDG należy złożyć w poniższych przypadkach:

• zmiany danych osobowych lub obywatelstwa,
• zmiany nazwy działalności gospodarczej,
• zmiany adresu do doręczeń, adresu stałego miejsca wykonywania działalności, adresu zamieszkania,
• zmiany danych kontaktowych firmy (adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu),
• zmiany adresu skrzynki ePUAP,
• zmiany przedmiotu wykonywanej działalności opisanej kodami PKD,
• zmiany daty rozpoczęcia działalności,
• zmiany danych zarządcy sukcesyjnego,
• zmiany danych przedstawiciela ustawowego innego niż kurator lub opiekun, syndyk, nadzorca lub zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym – o ile są wymagane,
• zmiany małżeńskiej wspólności majątkowej

W jakim terminie zgłosić dokonanie zmian?

Zachowanie terminu w jakim należy poinformować odpowiednie instytucje o dokonanych zmianach zależy od rodzaju dokonywanych zmian:

W ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany Klient musi zgłosić zmianę w CEIDG, w przypadku zmiany:

• imienia i nazwiska,
• dodatkowych określeń, które zostały włączone do firmy np. zmiana nazwy
• informacji o obywatelstwie
• adresu do doręczeń oraz adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – jeżeli takie miejsce posiadasz
• innych danych kontaktowych, podanych wcześniej w CEIDG
• przedmiotu wykonywanej działalności opisanego kodami PKD

W dniu roboczym następującym po dniu zmiany danych należy zgłosić zmianę:

• dane zarządcy sukcesyjnego, o ile zarządca sukcesyjny został powołany

W terminie nieokreślonym, dogodnym dla przedsiębiorcy, zgłoszenie dotyczące zmiany:

• daty rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej
• danych przedstawiciela ustawowego innego niż kurator lub opiekun, syndyk, nadzorca lub zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym
• daty zawieszenia i wznowienia wykonywania działalności gospodarczej
• daty zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej (gdy została wcześniej zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG)
• informacji o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej (gdy została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG)

Przechodząc dalej, zagłębimy się w temat spółek prawa handlowego. W tym przypadku, dokonanie aktualizacji zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga obligatoryjnej opłaty wynoszącej na dzień dzisiejszy 350 zł. Opłata sądowa musi zostać dokonana na rachunek bankowy sądu rejestrowego, zgodnego z adresem siedziby podmiotu, którego dotyczy zmiana.

W tym przypadku odmiennie do jednoosobowej działalności gospodarczej przygotowanie dokumentów aktualizacyjnych wymaga wiedzy merytorycznej w zakresie przepisów prawa handlowego oraz znajomości formularzy sądowych, do których należy przygotować odpowiednie informację. Dział prawny tworzący #mbiuro dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, bez problemu poradzi sobie z dokonaniem aktualizacji, w przypadku każdej spółki prawa handlowego. Tym samym zaoszczędzony czas, klienci mogą poświęcić na rozwój swojej firmy. Powierzenie nam przygotowania dokumentów aktualizacyjnych, zapewni również szybkość i sprawność załatwienia sprawy.

Dokonanie zmian danych przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego może dotyczyć informacji objętych wpisem:

• adresu siedziby,
• danych udziałowców,
• danych Zarządu,
• danych teleadresowych np. adres e-mail / strona internetowa,
• informacji o wysokości kapitału,
• wzmianek o złożonych sprawozdaniach finansowych,
• zmianach w zakresie PKD,
• powzięcia uchwały likwidacyjnej i ustanowieniu likwidatora,
• zmian dokonanych w umowie spółki,
• danych uzupełniających niepodlegających wpisowi, np. rachunków bankowych

Na podstawie przepisów prawa, wniosek o zmianę wpisu  rejestru KRS należy złożyć w przeciągu 7 dni od dnia zaistnienia zdarzenia, które będzie  uzasadniać dokonanie wpisu.

Ważne jest podkreślenie, że Krajowy Rejestr Sądowy w sytuacji dokonywania aktualizacji powziętych zmian, informuje inne urzędy takie jak np. ZUS, US o zaistniałych zmianach, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą informować o nich przypisane urzędy.

Zgłoszenia można dokonać  na trzy sposoby:

• elektronicznie – za pośrednictwem Portalu S24, gdy zmiany dokonywane są w spółkach z o.o., jawnych i komandytowych oraz poprzez Portal Dostępowo – Informacyjny (PDI), gdy zmiany dokonywane są we wszystkich rodzajach spółek.
• osobiście – składając wniosek w biurze podawczym sądu rejonowego w wydziale gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego
• korespondencyjnie – poprzez przygotowanie wniosku i przesłanie go na adres właściwego sądu.

Wnioski rozpatrywane są w przeciągu 7 dni od daty ich wpływu do sądu. Oczywiście, termin ten podlega rozciągnięciu, jeśli pojawią się błędy we wniosku, wzywa się do usunięcia ich, gdy wniosek jest już prawidłowy, sąd ma kolejne 7 dni na rozpatrzenie.

Każda znacząca zmiana, która definiuje nasz biznes, musi zostać uwzględniona w odpowiednim rejestrze, dzięki temu pozostajemy fair w stosunku do urzędów, pozostałych przedsiębiorców, a co najważniejsze do naszych klientów. Jeśli nie czujemy się pewni w dokonywaniu formalności, obowiązki możemy przełożyć na barki wyszkolonych osób, które w naszym imieniu załatwią wszystkie rzeczy związane ze zmianą danych.