Według ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, kontrola płatników składek jest jednym z zadań ZUS. Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do przestrzegania wytycznych, prawidłowego opłacania składek, rozliczania świadczeń, oraz terminowego zgłaszania swoich pracowników do ZUS. Kontrolę przeprowadza się w celu oceny rzetelności, oraz prawidłowości wywiązywania się z zadań i obowiązków dotyczących całego zakresu ubezpieczeń społecznych w przedsiębiorstwie. Jest ona zapowiedziana, a jej przeprowadzenie regulują przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców.
Z poniższego artykułu dowiesz się, jak szczegółowo wygląda kontrola ZUS w firmie, oraz jak prawidłowo się do niej przygotować.

Czego dotyczy kontrola?

Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS, jest ona zaplanowana- podejmuje się ją w ramach realizacji analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa oraz zaniedbania zadań zleconych przez ZUS. Do kontroli przedsiębiorców stosuje się przepisy ustawy z dnia 06 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Szczegółowa kontrola ZUS może dotyczyć:

• prawidłowości przy zgłaszaniu do ubezpieczeń społecznych; siebie, oraz swoich pracowników,
• prawidłowości oraz rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek przez płatnika,
• prawidłowości w ustalaniu uprawnień do świadczeń oraz ich rozliczeń,
• prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• prawidłowości wystawiania zaświadczeń/ zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• oględzin składników majątku płatników, którzy zalegają z opłatą za składki.

Kiedy rozpoczyna się kontrola?

Każdą kontrolę poprzedza zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli- rozpoczyna się ona nie wcześniej, niż 7 dni od dnia odebrania zawiadomienia oraz nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Inspektor może zjawić się wcześniej, niż w ciągu 7 dni,
w przypadku wypełnienia przez przedsiębiorcę pisemnego wniosku.
Jeśli przedsiębiorstwo jest kontrolowane przez inną, uprawnioną do tego instytucję, inspektor ZUS odstępuje od kontroli.

Gdzie odbywa się kontrola?

Inspekcja przeprowadzana jest w siedzibie firmy oraz w miejscach prowadzenia działalności. Na wniosek przedsiębiorcy:

• może zostać wskazane inne miejsce przechowywania dokumentacji,
• kontrola może zostać przeprowadzona w placówce ZUS.

ZUS, może przeprowadzić czynności kontrolne bez zgody przedsiębiorcy w swojej placówce, jeśli: charakter kontroli tego wymaga, potrzebne jest przesłuchanie byłych pracowników oraz w przypadku, gdy zmiana adresu siedziby nie została zgłoszona do ZUSu , ani do KRS.

Czas trwania kontroli

Wszystko zależy od wielkości przedsiębiorstwa. ZUS określa, ile dni nie może przekraczać kontrola w jednym roku kalendarzowym, w zależności od wielkości badanego przedsiębiorstwa:

• mikroprzedsiębiorstwo- 12 dni roboczych,
• małe przedsiębiorstwo- 18 dni roboczych,
• średnie przedsiębiorstwo- 24 dni roboczych
• inne przedsiębiorstwo- 48 dni roboczych

Przebieg kontroli

Po pojawieniu się inspektora kontroli ZUS, przekazuje on upoważnienie, do przeprowadzenia inspekcji oraz okazuje legitymację służbową ZUS. Kontrola dotyczy okresu pięciu ostatnich lat funkcjonowania przedsiębiorstwa, należy zatem udostępnić wszelkie księgi, dokumenty, nośniki informacji z zakresem inspekcji; książkę kontroli, upoważnienia, protokoły. Należy również przygotować rozliczenia z ZUS, rozliczenia z pracownikami, deklaracje ZUS-DRA, miesięczne raporty ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia oraz okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu- taką dokumentację również należy przedstawić inspektorowi ZUS. W zakres udostępnianej dokumentacji wchodzą również składniki majątku przedsiębiorstwa. Wymagane jest, by przedsiębiorca sporządził oraz wydał kserokopie wszystkich wyżej wymienionych dokumentów. Ma on również obowiązek zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz w razie wątpliwości udzielać wyjaśnień. Każda dokumentacja powinna być sporządzona w języku polskim, jeśli nie jest- przedsiębiorca musi zapewnić tłumaczenia pism.

Sprzeciw, skargi i zażalenia dotyczące kontroli

Przedsiębiorca (lub osoba reprezentująca) może złożyć sprzeciw kontroli w przypadku, gdy inspektor ZUS zaczął już kontrolę, a sposób w jaki jej dokonuje, narusza przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw należy złożyć na piśmie, podając w nim uzasadnienie- są na to trzy dni robocze od zdarzenia lub od rozpoczęcia kontroli. O takiej sytuacji należy poinformować inspektora, który wówczas wstrzymuje kontrolę. Wniosek rozstrzygany jest po trzech dniach roboczych; w odpowiedzi, ZUS zamieszcza  decyzję
o odstąpieniu od czynności kontrolnych, bądź o ich kontynuowaniu. Po wydaniu postanowienia, przedsiębiorcy przysługuje prawo do zażalenia, które wnosi się w ciągu
3 dni od otrzymania pisma. Wniosek ten rozstrzygany jest w ciągu kolejnych 7 dni od dnia otrzymania- brak odpowiedzi w terminie jest równoznaczny z uznaniem słuszności sprzeciwu/ zażalenia. Gdy natomiast, pojawi się odpowiedź w postaci postanowienia, przedsiębiorca może wnieść skargę do sądu administracyjnego- taka skarga nie wstrzymuje natomiast przeprowadzania kontroli.

Protokół kontroli

Inspektor sporządza dwa egzemplarze, w którym opisuje ustalenia kontroli. Protokół ten, powinien zawierać informacje, takie jak:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
• dane kontrolowanego płatnika,
• dane inspektorów, którzy przeprowadzili kontrolę,
• zakres kontroli,
• czas trwania kontroli,
• opis ustaleń oraz podstawy prawne,
• dowody,
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
• pieczęć oraz podpis inspektorów,
• informacja o wpisie do książki kontroli

Kontrola kończy się w momencie, gdy protokół zostanie nadany przez ZUS drogą pocztową, lub gdy przedsiębiorca obierze go osobiście.

Zastrzeżenie protokołu i dokumenty korygujące

Przedsiębiorca ma możliwość złożenia pisemnego zastrzeżenia, co do ustaleń kontroli- ma na to 14 dni od momentu otrzymania protokołu. W zastrzeżeniu, muszą znaleźć się środki dowodowe. W sytuacji, gdy wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, inspektor podejmuje dodatkowe czynności kontrolne. 

Po upływie terminu na wniesienie zastrzeżeń, przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć dokumenty korygujące- w terminie 30 dni od momentu otrzymania protokołu. Jeśli zostało złożone zastrzeżenie, termin ten, liczy się od dnia, w którym przedsiębiorca otrzyma odpowiedź na zastrzeżenie od ZUS. W przypadku niedostarczenia dokumentów korygujących, ZUS w ciągu 1-2 miesięcy, wydaje decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Po otrzymaniu decyzji należy dostarczyć dokumenty korygujące w ciągu 7 dni.

Chcesz sprawdzić, czy w razie ewentualnej kontroli ZUS, jesteś na nią właściwie przygotowany? Może masz już zaplanowany termin?
Skontaktuj się z nami, a nasi prawnicy i eksperci pomogą Ci prawidłowo przygotować się do kontroli!
tel: +48 22 100 98 00

Źródła:

https://www.zus.pl/firmy/kontrola
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-wyglada-kontrola-z-zus