Krajowy Rejestr Sądownictwa jest rejestrem przedsiębiorców prowadzonym przez sądy rejonowe i Ministerstwo Sprawiedliwości. Jest jawny więc każdy ma możliwość dostępu do danych, które są w nim zawarte.
Wpisowi do KRS podlegają wyłącznie:
- spółki jawne,
- spółki partnerskie,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- spółki europejskie,
- spółdzielnie,
- spółdzielnie europejskie,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- instytuty badawcze,
- przedsiębiorstwa zagraniczne,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
- oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Polski,
- główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
- główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji,
- instytucje gospodarki budżetowej.
Podmiotami, które również posiadają obowiązek wpisu do KRS są stowarzyszenia, organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Wniosek o wpis można złożyć zarówno drogą elektroniczna jak i formie papierowej, dokonywany zazwyczaj na prośbę podmiotu. Podczas rejestracji dla ujawnionych danych stosuje się zasadę tzw. domniemanie prawdziwości. Oznacza to, że ujawnione dane muszę pokrywać się ze stanem faktycznym co nakłada również obowiązek kontrolowania wpisów w przypadku ich zmiany. Jeżeli osoba trzecia zasugeruje się błędnymi danymi wówczas przedsiębiorca będzie ponosił odpowiedzialność wobec niej ponadto za podanie informacji nieprawdziwych grozi sankcja.
Zmiany w 2018 roku
Zmiany dotyczącą usprawnienia rejestru poprzez stworzenie systemu teleinformatycznego za pomocą którego będzie możliwa rejestracja podmiotów gospodarczych, składanie wniosków o wpis czy też uzyskiwanie informacji. Ustawa została uchwalona przez Sejm 26 stycznia 2018 roku. Na mocy te uchwały dokonano reformacji rejestru. Większość zmian wejdzie w życie 15 marca tego roku, jednak niektóre wejdą w życie dopiero w 2020 roku.
W 2020 roku wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców będzie można złożyć wyłącznie drogą elektroniczną poprzez system teleinformatyczny. Bez zmian pozostaną wnioski dotyczące stowarzyszeń, organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej tzn., że wniosek będzie można złożyć na urzędowym formularzu lub drogą elektroniczną. Nieprawidłowo wypełniony wniosek niezależnie od formy będzie podlegał zwrotowi. Dotyczy to również nieopłacanie wniosku.
Obligatoryjnie przedsiębiorcy będą musieli umieszczać we wniosku adres do doręczeń osób reprezentujących podmiot. Wszelkie akta rejestrowe będę prowadzone i udostępniane drogą elektroniczną jedynie akta, które były prowadzone w formie papierowej nie ulegną zmianie.
Zostanie wprowadzone repozytorium dokumentów finansowych będę składane w nim dokumenty takie jak: sprawozdania finansowe, sprawozdania z badań, odpisy uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego roczne sprawozdania finansowe i podział zysku lub pokryciu straty. Repozytorium będzie jawne umożliwiając każdemu wgląd do danych w nim zawartych.
Zostanie wprowadzony elektroniczny kontakt z sądem rejestrowym w sprawie składania pism oraz środków zaskarżenia drogą elektroniczną co wyeliminuje konieczność osobistego kontaktu wnioskodawcy z sądem.