Składanie sprawozdań finansowych przez obcokrajowców często wiąże się z komplikacjami. Ze względu na zmiany, które zostały wprowadzone w 2018 roku, każdy z nich w celu złożenia sprawozdania do KRS będzie musiał uzyskać numer PESEL.
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym informacje na temat rocznego wyniku finansowego danej firmy. Obowiązek jego przygotowania obejmuje:
- spółki funkcjonujące jako osoby prawne
- spółki osób fizycznych
- jednoosobowe firmy
Zmiany ustawowe od 1.10.2018
Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe są sporządzane w formie elektronicznej, według urzędowego wzoru, będą one zatwierdzone:
- kwalifikowanym e-podpisem – jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną;
- podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości w elektronicznych kontaktach z administracją.
Zmiana wprowadzona do ustawy o rachunkowości będzie dotyczyć wszystkich podmiotów zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego. Spółki oraz inne firmy wpisane do KRS już nie będą musiały przesyłać go do urzędu skarbowego, ponieważ z sądowego repozytorium trafi ono automatycznie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
W przypadku podmiotów nie wpisanych do KRS, sprawozdania finansowe trzeba będzie przesłać elektronicznie, w formie pliku JPK do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Konieczność uzyskania numeru PESEL
Jeśli członek zarządu lub wspólnik spółki jest obcokrajowcem i nie posiada nadanego numeru PESEL, konieczne będzie jego uzyskanie. Bez jego posiadania nie ma możliwości założenie profilu zaufanego ePUAP, a to zaś wyklucza uwierzytelnienie wniosku o złożenie dokumentów finansowych do KRS.
Jak uzyskać numer pesel?
Numer PESEL w Polsce można otrzymać na dwa sposoby:
- z urzędu – nadawany automatycznie po uzyskaniu meldunku;
- na wniosek- po złożeniu odpowiednich dokumentów w urzędzie.
W celu jego otrzymania należy zgłosić się do odpowiedniego urzędu:
- Urząd gminy właściwy dla miejsca zameldowania (tam, gdzie dana osoba jest zameldowana lub chce się zameldować);
- Urząd gminy, na terenie której znajduje się siedziba pracodawcy (jeśli nie ma możliwości uzyskania meldunku);
- Urząd Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy – ul. Nowogrodzka 43 (jeśli dana osoba nie pracuje, bądź pracodawca ma siedzibę za granicą Polski).
W celu uzyskania numeru PESEL, należy przygotować odpowiednie dokumenty:
- Druk wniosku – można go znaleźć w urzędach gminy oraz na stronie internetowej;
- Dokument potwierdzający tożsamość.
Przypominamy, że złożenie wniosku jest bezpłatne, a formularz zostaje przyjęty do weryfikacji od razu po jego złożeniu.
Sposoby złożenia sprawozdania
Zgłoszenie sprawozdania finansowego może złożyć tylko i wyłącznie członek zarządu lub wspólnik uprawniony do reprezentacji danego podmiotu, którego PESEL wpisany jest do rejestru przedsiębiorców KRS. Procedurę tą należy rozpocząć od utworzenia konta w systemie s24. Będzie do tego potrzebny:
- kwalifikowany podpis elektroniczny – jego uzyskanie może zająć kilka tygodni i związane jest z koniecznością poniesienia opłat za użytkowanie;
- profil zaufany ePUAP – niektóre banki umożliwiają założenie profilu zaufanego w swojej bankowości elektronicznej. Inną możliwością jest wypełnienie wniosku na stronie pz.gov.pl/pz/register , a następnie potwierdzenie tożsamości, na przykład w jednym z urzędów znajdujących się na liście punktów potwierdzających profil zaufany. Założenie ePUAP jest bezpłatne i trwa maksymalnie kilka dni.
Po zalogowaniu się do systemu możemy zarejestrować nasze zgłoszenie, a następnie system samodzielnie wskaże nam, jakie dokumenty finansowe powinniśmy złożyć.
Po zakończeniu procesu, osoba składająca sprawozdanie finansowe otrzyma potwierdzenie złożenia, a wpis o przyjęciu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych pojawi się również w odpisie z rejestru przedsiębiorców KRS.
Proces złożenia sprawozdania finansowego
Osoba odpowiedzialna za złożenie sprawozdania finansowego musi przestrzegać ustalonych terminów:
- 3 miesiące – termin na przygotowanie od dnia bilansowego – zwykle liczone od 31 grudnia;
- 6 miesięcy – po sporządzeniu sprawozdania organy mają kolejne 3 miesiące na jego zatwierdzenie;
- 15 dni – od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego należy złożyć odpowiednie dokumenty finansowe;
- 10 dni – od zatwierdzenia rocznego sprawozdania – dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych.
Wymagane dokumenty:
- roczne sprawozdanie finansowe – wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, dodatkowe informacje i objaśnienia;
- odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego;
- odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności – w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych;
- sprawozdanie biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu.
Formularze, które należy wykorzystać przy okazji złożenia sprawozdania finansowego i innych dokumentów do KRS to:
- KRS-Z30
- KRS-ZN
Nowo wprowadzone przepisy mogą być utrudnieniem dla podmiotów, w których zarządcami są obcokrajowcy. Podczas sporządzania sprawozdania finansowego muszą oni pamiętać o konieczności posiadania numeru PESEL.
Zachęcam również do zapoznania się z innymi artykułami na naszych stronach: